Anleitung für Kunden

E-Mails sichern, bevor der Umzug startet.

Diese Anleitung ist für Menschen gemacht, die einfach nur sicherstellen wollen: Alte E-Mails bleiben erhalten, bevor Domain, Website oder Mailserver wechseln.

Jetzt starten Fehlerhilfe

Erst sichern, dann umstellen.

Sobald die Domain auf den neuen Mailserver zeigt, können alte Serverdaten schwerer erreichbar sein. Die Sicherung gehört deshalb vor die Umstellung.

IMAP ist der Standardweg.

IMAP kann Serverordner wie Posteingang, Gesendet, Archiv und Unterordner abholen. POP3 ist nur eine Notlösung, weil dort oft keine Ordner und keine gesendeten Mails vorhanden sind.

Archivieren heißt kopieren.

Für diese Sicherung wird nichts gelöscht. Optionen wie "E-Mails nach Archivierung löschen" bleiben aus.

Der einfache Weg

So klappt die Sicherung mit MailStore ohne Technikstress.

Für einzelne Postfächer ist MailStore meist der verständlichste Weg: Programm öffnen, Postfach verbinden, Archiv starten, Ergebnis prüfen.

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Zugangsdaten bereitlegen

Notiere pro Postfach: E-Mail-Adresse, Passwort, Benutzername, IMAP-Server und ob ein App-Passwort gebraucht wird. Der Benutzername ist oft die komplette E-Mail-Adresse.
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MailStore installieren oder portable starten

MailStore Home ist für private Nutzung kostenlos. Bei Firmen bitte Lizenz und Datenschutz vorher klären oder die Sicherung durch die IT ausführen lassen.
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E-Mail-Konto hinzufügen

In MailStore auf "E-Mails archivieren" klicken, E-Mail-Adresse eingeben und "Start" wählen. Danach Passwort eingeben und bestätigen.
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Wenn die automatische Erkennung scheitert

Manuell "IMAP" mit SSL/TLS wählen, IMAP-Server eintragen und als Benutzername die E-Mail-Adresse testen. Der Standardport für IMAP mit SSL/TLS ist meist 993.
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Archivierung starten und warten

Das neue Profil markieren und "Starten" klicken. Bei großen Postfächern den Rechner eingeschaltet lassen. Wird der Lauf unterbrochen, kann er erneut gestartet werden.
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Ergebnis kontrollieren

Im Archiv Posteingang, Gesendet, Archiv und Unterordner prüfen. Drei alte Mails öffnen, eine Suche testen und mindestens einen Anhang kontrollieren.

Manuelle Daten

Diese Werte braucht man, wenn MailStore nachfragt.

Die genauen Servernamen kommen vom alten Anbieter. Wenn der Anbieter mehrere Varianten nennt, zuerst die IMAP-Variante mit SSL/TLS verwenden.

E-Mail-Adresse z. B. name@firma.de

Benutzername meist die komplette E-Mail-Adresse

Passwort normales Passwort oder App-Passwort bei Zwei-Faktor-Anmeldung

Servertyp IMAP mit SSL/TLS

Servername z. B. imap.provider.de oder mail.firma.de

Port normalerweise 993 für IMAP mit SSL/TLS

Alternativen

Welche Methode passt?

MailStore ist die einfachste Empfehlung für viele Einzelfälle. Es gibt aber bessere Wege, wenn bereits Outlook, Thunderbird oder ein neues Firmenpostfach im Spiel ist.

Einzelnes Postfach sichern

MailStore per IMAP verwenden. Danach lokal prüfen und das Archiv zusätzlich extern sichern.

Empfehlung für Anfänger

Thunderbird ist schon komplett eingerichtet

Thunderbird-Profil exportieren. Bei Profilen über 2 GB den Profilordner manuell kopieren.

Gut für lokale Vollsicherung

Outlook wird genutzt

PST-Export in Outlook nutzen, Unterordner einschließen und vorher sicherstellen, dass alle Mails lokal synchronisiert sind.

Gut für Outlook-Umgebungen

Alter Server zu neuem Server

Techniker nutzen imapsync oder die Admin-Migration von Google Workspace bzw. Microsoft 365.

Gut für echte Migration

Kontrolle

Erst wenn diese Punkte passen, ist die Sicherung fertig.

Alle Postfächer wurden einzeln gesichert. Posteingang, Gesendet und wichtige Unterordner sind im Archiv sichtbar. Alte Mails lassen sich öffnen und durchsuchen. Mindestens ein Anhang wurde testweise geöffnet. Der MailStore-Detailbericht zeigt keine kritischen Fehler. Das Archiv wurde zusätzlich auf externe Festplatte, USB-Stick oder Server kopiert. Die DNS-/MX-Umstellung startet erst nach dieser Kontrolle.

Fehlerhilfe

Wenn es nicht sofort klappt.

MailStore sagt: Passwort falsch.

Erst im Webmail testen, ob das Passwort wirklich stimmt. Bei Gmail, Microsoft, iCloud oder anderen Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung kann ein App-Passwort nötig sein.

Der Server wird nicht gefunden.

Den IMAP-Servernamen beim alten Anbieter nachsehen oder anfragen. Nicht raten. Typisch sind Namen wie imap.provider.de, mail.domain.de oder sslmail.provider.de.

Gesendete E-Mails fehlen.

Prüfen, ob wirklich IMAP statt POP3 verwendet wurde. Bei POP3 werden gesendete Mails und Ordner oft nicht vom Server geholt.

Der Download bricht ab.

Rechner am Strom lassen, Energiesparen ausschalten und den Lauf erneut starten. MailStore kann Profile erneut ausführen und archiviert dabei nur fehlende bzw. noch nicht vorhandene Mails.

Kann ein eigenes Sicherungsprogramm helfen?

Technisch ja, praktisch nur für Sonderfälle. Für Kunden ist ein bewährtes Tool meist sicherer, weil Authentifizierung, Duplikate, Abbrüche und Ordnerlogik die eigentlichen Fehlerquellen sind.

Quellen

Geprüft mit offiziellen Hilfen und bewährten Werkzeugen.

Unterstützung

Lieber sicher begleiten lassen?

Wenn mehrere Postfächer, Firmenkonten oder ein Anbieterwechsel betroffen sind, ist eine geführte Sicherung oft schneller und entspannter.

Vorbereitung für die Hilfe

Liste aller E-Mail-Adressen
alter Anbieter und IMAP-Serverdaten
Zugriff auf Webmail oder Adminbereich
neuer Mailanbieter, falls die Mails migriert werden sollen

Hilfe anfragen